Nie wszystko zobaczysz w Excelu
Grafik zapełniony na trzy tygodnie do przodu. Rejestracja odmawia terminów. Zespół wychodzi z pracy zmęczony. A na koniec miesiąca na koncie jest mniej więcej tyle, ile było rok temu.
To jeden z bardziej frustrujących momentów w prowadzeniu gabinetu. Wszyscy pracują więcej i nic z tego nie wynika.
Ile zostaje z godziny fotela
Pełny grafik mówi, ile godzin sprzedano. Nie mówi, za ile.
Liczba, która to wyjaśnia, to nie przychód. To kwota, która zostaje z jednej godziny pracy fotela po odjęciu tego, co ta godzina kosztuje wprost: materiałów, laboratorium, wynagrodzenia lekarza i asysty.
Policz ją osobno dla pięciu albo sześciu najczęstszych usług. Nie potrzebujesz do tego systemu. Wystarczy kartka i jeden wieczór.
Wynik bywa niewygodny. Okazuje się, że usługa, która zajmuje połowę grafiku, zostawia w gabinecie najmniej. A ta, na którą trudno znaleźć termin, bo „nie ma kiedy”, zostawia kilka razy więcej. Grafik jest pełny, tylko że wypełnia go nie to, na czym gabinet zarabia.
Skąd się wziął taki grafik
Tu zaczyna się część trudniejsza niż rachunek.
Excel nie pokaże, dlaczego grafik ułożył się właśnie tak. A ułożył się, bo nikt go nie układał. Rejestracja zapisuje pacjentów w kolejności zgłoszeń, bo taką ma zasadę. Nikt jej nie powiedział, że godziny przed południem mają być dla dłuższych zabiegów.
Nie pokaże też, że cennik niektórych usług nie zmienił się od lat, bo podwyżka oznacza trudną rozmowę ze stałymi pacjentami. Ani że lekarz lubi pewien rodzaj zabiegów i chętnie je umawia, choć gabinet do nich dokłada.
I nie pokaże najważniejszego: zespół nie wie, na czym gabinet zarabia. Nie z braku dobrej woli. Nikt mu tego nie powiedział. Ludzie starają się, żeby grafik był pełny, bo pełny grafik wygląda jak sukces.
Trudno pracować na wspólny cel, którego nie znasz.
Od czego zacząć
- Policz, co zostaje z godziny fotela dla kilku najczęstszych usług. Raz, ręcznie.
- Zdecyduj, ile godzin w tygodniu ma być zarezerwowanych na usługi, które zostawiają najwięcej. Zapisz to jako zasadę układania grafiku.
- Powiedz o tym rejestracji wprost. Nie „umawiajcie mądrzej”, tylko „wtorki i czwartki do 12:00 trzymamy na takie wizyty”.
- Przejrzyj cennik usług, do których dokładasz. Jedna pozycja na miesiąc, bez rewolucji.
Nie chodzi o to, żeby przestać robić rzeczy mniej opłacalne. Część z nich przyprowadza pacjentów, którzy potem zostają na lata. Chodzi o to, żeby o proporcjach decydował ktoś świadomie, a nie kolejność dzwoniących telefonów.
Na koniec
Pełny grafik to dobra wiadomość o popycie. O tym, czy gabinet na tym zarabia, mówi dopiero to, czym jest wypełniony.